KSeF w systemie sprzedaży: terminy, kary i ryzyka integracji

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wszedł w życie 1 lutego 2026 roku dla podatników, u których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników VAT. Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od tego, kiedy zaczyna się ich własny obowiązek wystawiania.

Jeśli Twój dostawca wystawia faktury w KSeF, musisz umieć je odebrać, nawet jeśli Ty jeszcze nie wysyłasz w ten sposób. W praktyce oznacza to dostęp do systemu albo integrację także po stronie odbiorczej, nie tylko wystawczej. Brak tego elementu oznacza fakturę kosztową, której firma formalnie nie otrzymała.

Ulga dla niewielkiej sprzedaży: tylko do końca 2026

Podatnicy, u których wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą do końca 2026 roku wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, a paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł (100 euro) nadal liczy się jako faktura uproszczona. Od 1 stycznia 2027 roku ta ulga przestaje obowiązywać. Dotyczy to też najmniejszych firm, które do tej pory mogły zwlekać z integracją.

Gdzie w praktyce pęka integracja

Faktura w KSeF to ustrukturyzowany plik XML w strukturze logicznej FA(3), a nie PDF ani wydruk. System przesyła go przez API KSeF 2.0, a po weryfikacji poprawności i uprawnień wystawcy dostaje unikalny numer, który musi się potem znaleźć na dokumencie widzianym przez klienta. Programy pracujące jeszcze na starszym API KSeF 1.0 nie obsługują tej struktury ani trybów offline. Bez aktualizacji wysyłka nie przejdzie.

Dla firmy korzystającej z popularnego programu księgowego ten problem rozwiązuje dostawca programu. Inaczej wygląda to, gdy faktury generuje własny sklep internetowy, system rezerwacji albo panel do rozliczeń z klientami: tam integracji nikt nie dowiezie za firmę, a błąd w niej oznacza fakturę, która nie trafia do klienta albo nie liczy się jako wystawiona na czas. Dochodzi do tego wybór metody uwierzytelniania wysyłki (kwalifikowany podpis, pieczęć firmy, token KSeF albo certyfikat): każda z nich inaczej nadaje się do automatycznej integracji działającej bez udziału człowieka przy każdej fakturze.

Gdy KSeF nie działa albo nie masz internetu

System przewiduje trzy sytuacje, w których faktura powstaje poza bieżącym połączeniem z KSeF:

• Offline24: faktura wystawiona bez dostępu do internetu musi trafić do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
• Niedostępność planowana: podczas zapowiedzianych prac serwisowych KSeF, dosłanie w ciągu dnia od przywrócenia dostępności.
• Awaria: nieplanowana niedostępność KSeF, na dosłanie faktur jest do 7 dni roboczych od ogłoszenia końca awarii.

Faktura wystawiona offline ma na wydruku dwa kody QR, a po dosłaniu do systemu i przydzieleniu numeru już tylko jeden, z numerem KSeF. System, który nie przewidział tej różnicy, zostawia klientowi dokument z błędnym albo brakującym kodem. To realny problem przy kontroli, nie tylko kwestia estetyki.

Kary są, ale na razie nieaktywne

Ustawa przewiduje kary administracyjne do 100% kwoty VAT z niewystawionej faktury (albo do 18,7% wartości faktury bez VAT), nakładane decyzją naczelnika urzędu skarbowego jako górny limit, nie jako stawka automatyczna. Do końca 2026 roku kary za naruszenia obowiązków w KSeF są zawieszone; zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. To daje jeszcze kilka tygodni na uporządkowanie integracji bez presji sankcji, a integracja po stronie własnego systemu zajmuje więcej czasu, niż zakładano na starcie projektu.

Co przejmujemy

W ramach systemów i integracji danych przejmujemy integrację faktur z KSeF: generowanie dokumentu w strukturze FA(3), wysyłkę przez API, obsługę numeru KSeF i kodów QR na dokumentach, które widzi klient, oraz postępowanie w sytuacji, w której KSeF jest niedostępny. Łączymy to z istniejącym systemem sprzedaży (sklepem, CRM albo panelem rozliczeń) zamiast zmuszać firmę do przepisywania faktur ręcznie do osobnego programu. Zadzwoń pod 697 004 905 albo napisz na kontakt@apkarze.pl. Sprawdzimy, jak to wygląda w Twoim systemie.